Google Suite et les nouveaux acteurs

Hier soir, un ami chef d’entreprise me disait qu’il avait probablement signé son dernier plan d’investissement décennal.

Sa petite PME, comme il la nomme, a grandi ces dernières 20 années et a nécessité des investissements massifs tous les 10 ans environ.


Approchant la cinquantaine “mûre”, cet ami pense avoir réalisé son dernier investissement et me dit que c’était probablement le plus compliqué.

Pas parce que son entreprise est en difficulté financière, heureusement.

Pas par manque de motivation et d’énergie.

Mais simplement par absence de vision, de projection dans le futur ….il comprend moins les nouvelles générations et vit avec appréhension l’arrivée de nouveaux  acteurs de son business (Salariés, Clients, Fournisseurs, Partenaires…) et leur avance technologique, avance sur les outils, les méthodes voire sur les objectifs d’une entreprise.

Je lui ai alors donné l’exemple de ce grand groupe qui nous fait intervenir sur les effets disruptifs que peut provoquer la migration vers Google Suite. Effets disruptifs semblables à ceux qu’il me décrivait.

Dans le rapport à la hiérarchie.

Avec Google Suite chaque collaborateur a la possibilité de  créer un dossier et le partager sans demander d’autorisation hiérarchique ou technique (DSI), sans même avertir les collaborateurs non concernés de ce partage d’information.

Dans le partage d’information

Google Suite est basé sur la culture du partage et de la collaboration.

Le partage d’information fait grandir l’entreprise. Le pouvoir ne réside plus dans le secret et la rétention d’information.

Dans la fidélité à une entreprise

Dans Google Suite le changement de propriétaire d’un dossier peut se faire par l’utilisateur lui même.

La nouvelle génération n’est plus fidèle à l’entreprise pour la vie.

L’entreprise devient un véhicule permettant aux valeurs de vie de perdurer.

Les entreprises dans lesquelles ces jeunes vont travailler doivent répondre à l’échelle des valeurs portées par ces nouveaux acteurs que sont le partage, la collaboration, l’ecologie, la RSE (Responsabilité Sociale Ethique).

Les demandes de salaires, de productivité ne viennent qu’en second plan.

Rupture dans la sédentarisation des salariés

Google Suite permet l’accès à toute l’information partagée de l’entreprise depuis n’importe quel appareil (pc, chromebook,mac, tablette, ipad, smartphone Android, iphone ….. et depuis n’importe quel endroit et même sans connexion internet (mode offline sur Drive et Gmail)).

Donc l’unité de lieu qui était un principe de l’entreprise tend à disparaître. Du coup, comment contrôler, comment faire confiance ?


Certes les outils comme Google Suite permettent de gérer ces nouvelles situations mais laisser le contrôle aux outils plutôt qu’à la proximité présencielle demande un accompagnement important.

Difficile pour mon collègue d’appréhender ces nouvelles générations. Il me cite l’exemple d’une collaboratrice qui venant pour un stage est restée en CDI et apporte beaucoup à l’entreprise sur sa présence dans les réseaux sociaux.  Mon confrère me dit son émerveillement à prendre un café avec elle le matin et comment en quelques minutes et probablement sans le savoir, cette personne remplit d’optimisme, d’idées sa journée.

Il sait qu’il ne va pas la garder, que ce profil de personne va continuer à voyager dans les entreprises, ce qui paraît normal pour elle.

Comment faire en sorte que son plan d’investissement décennal prenne en compte ses nouvelles générations qui sont, pour lui, à la fois ses futurs collaborateurs mais aussi sa future clientèle.

Comment se prémunir d’un nouvel entrant dans son business, nouvel entrant qui grâce aux nouvelles technologies et à ces nouveaux modes de vie apportera une concurrence déstructurée et innovante ?

Peut être en favorisant dans son entreprise un esprit “start up” : un espace aux valeurs d’aujourd’hui, un espace sans trop de hiérarchie, avec un temps de passage bien compris, avec une ambiance de travail plus innovante et avec un environnement technologique de pointe.

Bref un laboratoire de vie, une R@D interne qui permettra à mon confrère d’étudier les comportements, les attentes des nouvelles  générations et de les intégrer dès à présent (dans l’avenir c’est déjà trop tard ..).

70 cadres dirigeants, une cave à vin et Google

Gformateurs a répondu à la proposition d’un DSI de Grand Compte nous demandant d’organiser une journée Google afin de donner envie à ses cadres dirigeants d’adopter plus complètement la Google Suite.

L’objectif était clair : “donner envie”.

Un cadre original : une grande cave à vins sur Paris ayant en premier local plusieurs centaines de m2 présentant 2 480 vins différents. Puis une salle en arrière boutique aussi grande et ayant une estrade, un grand écran, une sono et une connexion fibre optique.

Nous avons proposé une journée complète articulée autour de conférences plénières, ateliers manipulants et de multiples démonstrations.

Les 70 cadres dirigeants étaient arrivés la veille (pour les non franciliens) au siège social. Dès 8h30 le café de bienvenue était riche de conversations et étonnements sur cette association de lieu et de sujet.

Après les mots de bienvenue du DSI puis du DG, nous avons pris les rênes de 9h15 à 16h.

Beau succès pour l’équipe des 6 GFormateurs mobilisés pour l’occasion avec les félicitations de la Direction sur scène en fin de journée et les applaudissements nourris de l’assistance.

Beaucoup des Directeurs Régionaux présents nous ont demandé d’organiser le même type d’événement dans leur région.

Une autre façon de voir, de transmettre, de motiver l’utilisation de Google Suite est née.

Ce sera une prestation packagée de GFormateurs dans les prochains jours.

N’hésitez pas à nous contacter pour de plus amples informations….

16 villes, 18 formateurs, 340 stagiaires, 2 jours

Notre dernière mission : accompagner vers Google Suite 340 apprenants dans 16 villes différentes , en 2 journées, soit 32 jours de formation au total.

C’est le projet que nous a confié un client et que nous venons de mener à bien la semaine dernière.

D’ Arras à Vannes en passant par  Beaune, Carcassonne, Clermont Ferrand, Deauville, Poitiers, Lyon, Bordeaux, Nanterre, Noisy Le Grand, Orange, Orléans, Reims, Sarrebourg, et Toulon, nous avons sélectionné, préparé et piloté une équipe de 18 formateurs afin de mener à bien ce projet.

Comme toute gestion de projet, planifier, s’adapter, rendre compte , résoudre, accompagner étaient les critères de réussite du projet.

En tout 10 jours de gestion de projet, plus 2 jours de formation des formateurs pour obtenir un discours aussi homogène que possible.

Et le lendemain de cette prestation, et un mail du DSI client nous félicitant pour le succès de cette opération, et les évaluations positives des participants , ont été les témoins du savoir faire de  GFormateurs dans l’accompagnement à Google Suite en France et dans le monde.

Classez ou trouvez : leçon en lâcher prise

Depuis longtemps, la meilleure manière de retrouver un fichier était de le classer dans un dossier, qui lui même était probablement dans un dossier, qui lui même était probablement dans un dossier, qui lui même était probablement dans un dossier et ainsi de suite.

Et la logique derrière ce classement appartenait à l’utilisateur créateur de l’arborescence.

Quelques sociétés ou plus exactement quelques services avaient bien mis en place une nomenclature de classement, voire des règles de nommages de fichier. Mais plus celles-ci étaient précises et moins elles étaient respectées.

Google Suite propose le moteur de recherche de Google, sa puissance et sa profondeur de recherche. Ce moteur (présent aussi bien dans GMail que dans les Drive) recherche sur le nom du fichier ou du dossier, sur les destinataires et expéditeurs, sur l’objet et/ou le corps du mail, mais également :

  • sur le nom de la pièce jointe
  • sur le contenu de la pièce jointe même si celle-ci est un PDF
  • sur le contenu d’un fichier dans le Drive, même si celui-ci est un doc, une diapo ou un tableur…

C’est un vrai bouleversement car alors que nous avions 3 résultats du temps de la recherche sous Microsoft, nous en obtenons 18 sous la recherche sous Google.

Il faut donc apprendre au stagiaire à rechercher mieux, plus finement afin d’obtenir des résultats précis et fin.

Un corollaire important de la puissance du moteur de recherche est l’inutilité potentielle du classement. Puisque l’outil de recherche de Google trouve, pourquoi continuer à classer?

C’est à ce moment là du cours que je vois clairement les stagiaires appartenir à trois catégories :

  • Les contents : ceux qui déjà avaient du mal à tenir un classement cohérent
  • Les pensants : ceux qui évaluent cette nouvelle notion de non classement
  • les contrôlants : ceux qui préfèrent contrôler et qui ne voit pas d’un bon oeil le lâcher prise induit par cette proposition.

Mes dix ans d’expérience dans la migration des entreprises de Microsoft Office à Google Suite prouvent que dans les 6 à 18 mois de la migration, la plus grande partie des utilisateurs a arrêté de classer ses documents.

Ou plus exactement, utilise la notion de Dossier comme notion de mémoire de partage de données plutôt que comme indicateur de positionnement des données.

Contactez nous à GFormateurs si vous voulez en savoir plus….

Reconnaissance du travail et de la compétence

Les outils de Google Suite ouvrent tellement de possibilités collaboratives qu’ils nous arrivent fréquemment de voir dans les yeux de nos stagiaires de l’étonnement, de la surprise même que leur entreprise puisse oser donner tant de pouvoir, tant de liberté, tant de responsabilités à ses collaborateurs.

Et pourtant dans ce monde en perpétuel mouvement, dans cette révolution internet qui nous bouleverse, il est impératif de réfléchir à plusieurs, de travailler ensemble, d’accepter les erreurs, de continuer sans cesse à s’adapter tout ceci sans jamais perdre aucune donnée.

Capitaliser sur nos erreurs et nos faiblesses, encourager la prise de risque en ayant des logiciels bureautiques puissants et sans défaillances.

Rendre à celui (celle) qui écrit la reconnaissance de son travail, de sa compétence, rendre la hiérarchie plus souple, plus orientée projet.

Permettre de ne plus dépendre d’un matériel, de profiter instantanément des dernières avancées technologiques, de faire partie des 30% d’entreprises qui sont équipées de la suite Office de Google et qui profite donc d’un avantage concurrentiel et économique sur leurs pairs.

Quel beau métier nous faisons en accompagnant les entreprises à ce monde nouveau, excitant et qui met ,enfin, le travail du collaborateur au centre de l’entreprise.

 

 

Travail collaboratif : saison 1 : Episode 1

Cela fait des années que nous, Jean Paul, Denis, Sébastien et Jean marc, nous nous croisons chez les Grands Comptes Français ayant migré sur Google.

Croisons, car la vie d’un consultant, d’un formateur Google est faite de semaines passées aux quatre coins de France (et de Navarre) dans les usines et sièges sociaux des clients.

Travail solitaire sur outils collaboratif ….

Cela fait deux ans que des clients demandent des équipes de formateurs Google de plus en plus importantes et nous nous retrouvons à travailler dans la même usine dans le même siège social pendant plusieurs jours, semaines, mois.

On apprend à mieux se connaître, on vit ensemble la semaine, on partage même un appartement que l’on loue plusieurs mois pour éviter les hôtels impersonnels.

Et forcément certains d’entre nous se soudent, s’apprécient, dans le travail et en dehors.

D’où l’idée de créer une équipe compétente, expérimentée pour faire face à la déferlante des formateurs, aux consultants Microsoft Office devenus subitement formateurs Google Suite.

Mais on ne s’improvisent pas du jour au lendemain Experts Google Suite, il existe une vrai approche quasi philosophique des outils Google et les utiliser avec l’habitude des outils bureautique d’avant ne permet pas de profiter des formidables capacités de Google Suite.

De plus, reprendre, restructurer des centaines de fichiers excels avec leur liens, leurs structures et leur macros ne peut s’apprendre en quelques mois.

Comme nous l’a dit un client :

” Je veux des poivre-et-sel qui ont déjà vécu la migration de centaines de fichiers Excel vers Google Sheets”.

Nous y sommes,

vous cherchez de l’expérience, de l’expertise, de la sérénité, nous sommes là pour vous et ce blog décrira au fil de l’eau, nos expériences clients et nos trucs et astuces originaux.