Depuis longtemps, la meilleure manière de retrouver un fichier était de le classer dans un dossier, qui lui même était probablement dans un dossier, qui lui même était probablement dans un dossier, qui lui même était probablement dans un dossier et ainsi de suite.

Et la logique derrière ce classement appartenait à l’utilisateur créateur de l’arborescence.

Quelques sociétés ou plus exactement quelques services avaient bien mis en place une nomenclature de classement, voire des règles de nommages de fichier. Mais plus celles-ci étaient précises et moins elles étaient respectées.

Google Suite propose le moteur de recherche de Google, sa puissance et sa profondeur de recherche. Ce moteur (présent aussi bien dans GMail que dans les Drive) recherche sur le nom du fichier ou du dossier, sur les destinataires et expéditeurs, sur l’objet et/ou le corps du mail, mais également :

  • sur le nom de la pièce jointe
  • sur le contenu de la pièce jointe même si celle-ci est un PDF
  • sur le contenu d’un fichier dans le Drive, même si celui-ci est un doc, une diapo ou un tableur…

C’est un vrai bouleversement car alors que nous avions 3 résultats du temps de la recherche sous Microsoft, nous en obtenons 18 sous la recherche sous Google.

Il faut donc apprendre au stagiaire à rechercher mieux, plus finement afin d’obtenir des résultats précis et fin.

Un corollaire important de la puissance du moteur de recherche est l’inutilité potentielle du classement. Puisque l’outil de recherche de Google trouve, pourquoi continuer à classer?

C’est à ce moment là du cours que je vois clairement les stagiaires appartenir à trois catégories :

  • Les contents : ceux qui déjà avaient du mal à tenir un classement cohérent
  • Les pensants : ceux qui évaluent cette nouvelle notion de non classement
  • les contrôlants : ceux qui préfèrent contrôler et qui ne voit pas d’un bon oeil le lâcher prise induit par cette proposition.

Mes dix ans d’expérience dans la migration des entreprises de Microsoft Office à Google Suite prouvent que dans les 6 à 18 mois de la migration, la plus grande partie des utilisateurs a arrêté de classer ses documents.

Ou plus exactement, utilise la notion de Dossier comme notion de mémoire de partage de données plutôt que comme indicateur de positionnement des données.

Contactez nous à GFormateurs si vous voulez en savoir plus….

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