C’est une question qui revient sans cesse dans nos conférences et formations : Est ce que je dois mettre mon élément (fichier, dossier) dans le Drive ou dans le Drive d’équipe.

Tout dépend des caractéristiques techniques souhaitées, notamment des droits de propriétaire voulus, mais plus encore, tout dépend de la maturité du partage de votre élément.

Un élément peut avoir une maturité de droits de partage qui évolue au fil du temps.

Je commence dans mon coin une réflexion sur l’agrandissement potentiel de l’usine. Cette réflexion donne lieu à deux documents : un tableur pour un première estimation budgétaire et chronologique et un document traitement de texte pour les premières idées.

La maturité de partage de ces deux documents est nulle.

Je décide de travailler un peu plus en profondeur ce projet avec deux collègues, je les inclus dans le partage, pour cela je créé un dossier qui me servira de témoin des droits de partage et où je positionne les deux fichiers. Ce dossier je le partage avec les deux collaborateurs.

Ma maturité de partage vient d ‘évoluer en phase 1.

Après une présentation à ma hiérarchie, l’étude du projet rentre dans une phase plus industrielle, le bureau d’étude interne, la DAF, la DSI sont concernés et sont sollicités pour détacher un collaborateur sur le projet. Je bascule mon dossier dans un Drive d’équipe.

Ma maturité de partage vient d ‘évoluer en phase 2.

La décision ayant été prise officiellement d’étudier la faisabilité du projet, des intervenants extérieurs (architectes, bâtiment, administration) sont concernés et doivent collaborer sur des parties du projet.

Je divise mon drive d’équipe en plusieurs drives d’équipe suivant les droits de partage requis. Je propose aux partenaires extérieurs de travailler uniquement sur des dossiers et/ou fichier présents dans le ou les drive d’équipe auxquels ils ont accès. Je garde ainsi la maîtrise des droits sur mes fichiers.

Ma maturité de partage vient d ‘évoluer en phase 3.

 

En naviguant ainsi, je garde un vue claire du positionnement des documents par rapports à leur maturité de partage et j’éduque mes collaborateurs sur ce concept innovant induit par l’approche de Google Drive.

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